KI im Büro: 12 Prompts, die dir im Arbeitsalltag Zeit sparen
Praktische KI-Prompts für E-Mails, Excel-Formeln, Protokolle und Präsentationen, zum Kopieren für ChatGPT, Microsoft Copilot und andere KI-Assistenten.
KI-Assistenten wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder Claude können dir viel Routinearbeit abnehmen, wenn du ihnen klar sagst, was du willst. Hier findest du 12 erprobte Prompt-Vorlagen für typische Büroaufgaben. Ersetze einfach die Angaben in eckigen Klammern.
Wichtig: Gib keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten in eine KI ein, wenn dein Unternehmen das nicht erlaubt. Prüfe jedes Ergebnis, bevor du es verwendest.
Die Grundformel für gute Prompts
Ein guter Prompt beantwortet vier Fragen:
- Rolle: Als wer soll die KI antworten? („Du bist eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung“)
- Aufgabe: Was genau soll sie tun?
- Kontext: Welche Informationen braucht sie dafür?
- Format: Wie soll das Ergebnis aussehen? (Länge, Ton, Tabelle, Stichpunkte)
E-Mails
1. Höfliche Absage
Schreibe eine höfliche, kurze E-Mail, in der ich [Anfrage] absage. Begründung: [Grund]. Ton: freundlich, professionell, per Sie. Maximal 6 Sätze.
2. Lange Mail zusammenfassen
Fasse die folgende E-Mail in 3 Stichpunkten zusammen und nenne am Ende, was ich bis wann tun muss: [E-Mail-Text]
3. Erinnerung an eine offene Rechnung
Formuliere eine freundliche Zahlungserinnerung für die Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag]. Ton: verbindlich, nicht vorwurfsvoll.
Excel
4. Formel erstellen lassen
Ich arbeite mit Excel auf Deutsch. In Spalte A stehen Namen, in Spalte B Umsätze. Schreibe eine Formel, die die Summe aller Umsätze über 1.000 Euro berechnet. Erkläre kurz, wie die Formel funktioniert.
5. Formel erklären lassen
Erkläre mir Schritt für Schritt, was diese Excel-Formel macht: [Formel]
6. Fehler finden
Diese Excel-Formel liefert #NV: [Formel]. In Spalte A steht [Inhalt], in Spalte D [Inhalt]. Woran kann das liegen?
Tipp: Gib immer an, dass du deutsches Excel nutzt. Sonst bekommst du englische Funktionsnamen und Kommas statt Semikolons als Trennzeichen.
Meetings und Dokumente
7. Protokoll aus Notizen
Mach aus diesen Stichpunkten ein übersichtliches Besprechungsprotokoll mit den Abschnitten Teilnehmende, Ergebnisse und Aufgaben (mit Verantwortlichen und Fristen): [Notizen]
8. Text vereinfachen
Schreibe diesen Text so um, dass ihn jemand ohne Fachwissen versteht. Behalte alle Fakten bei: [Text]
9. Gliederung für eine Präsentation
Erstelle eine Gliederung für eine 10-minütige Präsentation zum Thema [Thema] für [Zielgruppe]. Pro Folie: Überschrift und 3 Stichpunkte. Maximal 8 Folien.
Organisation
10. Aufgaben priorisieren
Hier ist meine Aufgabenliste für diese Woche: [Liste]. Sortiere sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und schlage vor, was ich delegieren oder verschieben kann.
11. Abwesenheitsnotiz
Schreibe eine kurze Abwesenheitsnotiz auf Deutsch und Englisch. Ich bin vom [Datum] bis [Datum] nicht erreichbar, Vertretung ist [Name, E-Mail].
Wie du die Notiz anschließend einrichtest, zeigt der Artikel Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten.
12. Rechnungsposition formulieren
Formuliere für eine Rechnung eine klare, kurze Leistungsbeschreibung für: [Tätigkeit, Zeitraum, Umfang]. Maximal zwei Zeilen.
Die fertige Beschreibung übernimmst du direkt ins kostenlose Rechnungstool.
Nachfragen statt neu anfangen
Ist das Ergebnis noch nicht passend, schreib einfach weiter: „Kürzer“, „förmlicher“, „als Tabelle“ oder „ohne Fachbegriffe“. Die KI baut auf ihrer letzten Antwort auf, das geht schneller als ein komplett neuer Prompt.