KI im Büro: Was darf ich eingeben und was besser nicht?
KI-Assistenten im Job sicher nutzen: Welche Daten tabu sind, wie du Texte vorher anonymisierst und welche Fragen du deinem Arbeitgeber stellen solltest, verständlich erklärt.
KI-Assistenten sind im Büro enorm praktisch. Doch alles, was du in ein Chatfenster tippst, verlässt in der Regel dein Gerät und wird beim Anbieter verarbeitet. Mit ein paar einfachen Regeln nutzt du die Vorteile, ohne vertrauliche Informationen preiszugeben.
Hinweis: Dieser Artikel gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Regeln deines Arbeitgebers und die Bedingungen des jeweiligen KI-Dienstes.
Die Ampel: Was darf rein?
Grün, in der Regel unproblematisch
- allgemeine Fragen („Wie funktioniert SVERWEIS?“)
- selbst ausgedachte Beispieldaten
- öffentlich verfügbare Informationen
- eigene Texte ohne vertrauliche Inhalte, etwa ein Entwurf für einen Blogartikel
Gelb, nur anonymisiert oder nach Freigabe
- interne Abläufe und Projektbeschreibungen
- Gesprächsnotizen und Protokolle
- E-Mails von Kunden oder Kollegen
Rot, gehört nicht in einen KI-Chat ohne ausdrückliche Freigabe
- Namen, Adressen, Telefonnummern und andere personenbezogene Daten
- Gesundheits-, Bewerber- und Personaldaten
- Passwörter, Zugangsdaten, Kontonummern
- Geschäftsgeheimnisse, unveröffentlichte Zahlen, Vertragsinhalte
So anonymisierst du einen Text
- Namen ersetzen: „Frau Müller“ → „Kundin A“
- Zahlen verfremden: echte Beträge durch runde Beispielwerte ersetzen
- Orte und Firmen verallgemeinern: „unsere Filiale in Fellbach“ → „eine Filiale“
- Details weglassen, die für die Aufgabe nicht nötig sind
- Gegenprobe: Könnte jemand aus deinem Umfeld den Fall trotzdem erkennen?
Fünf Fragen an deinen Arbeitgeber
- Welche KI-Dienste sind bei uns erlaubt oder freigegeben?
- Gibt es eine Unternehmenslösung, etwa Copilot in Microsoft 365?
- Welche Datenarten dürfen wir dort verarbeiten?
- Werden Eingaben für das Training der KI verwendet?
- Wer ist Ansprechpartner bei Fragen, Datenschutzbeauftragte oder IT?
Ergebnisse immer prüfen
Datenschutz ist nur die eine Hälfte. KI-Antworten können falsch, veraltet oder erfunden sein. Prüfe Fakten, Zahlen, Rechtsaussagen und Zitate, bevor du sie weitergibst, und kennzeichne KI-Unterstützung, wenn es in deinem Umfeld üblich oder vorgeschrieben ist.
Gut zu wissen: Werkzeuge ohne Upload
Nicht jede Aufgabe braucht eine KI in der Cloud. Viele Office-Tutor-Werkzeuge arbeiten vollständig in deinem Browser, ohne dass Dateien hochgeladen werden, zum Beispiel das PDF-Werkzeug, der Bildeditor und das Rechnungswerkzeug. Für vertrauliche Dokumente ist das oft die bessere Wahl.