E-Mails mit KI schreiben: schneller, klarer und ohne Peinlichkeiten
E-Mails mit KI-Assistenten wie ChatGPT, Copilot oder Claude schreiben: Prompt-Vorlagen für Anfragen, Absagen und Beschwerden, plus fünf Regeln, damit die Mail nicht nach KI klingt.
Die schwierigste E-Mail ist oft die, bei der man den Anfang nicht findet: eine Absage, eine Beschwerde, eine Bitte um mehr Budget. KI-Assistenten sind dafür ein guter Sparringspartner. Sie liefern in Sekunden einen Entwurf, den du dann zu deiner eigenen Mail machst.
Wichtig: Gib keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten ein, wenn dein Unternehmen das nicht erlaubt. Mehr dazu im Artikel KI im Büro: Was darf ich eingeben?
Der Grundaufbau eines guten E-Mail-Prompts
Schreibe eine E-Mail an [Empfänger und Beziehung]. Ziel: [was soll passieren]. Wichtige Punkte: [Stichpunkte]. Ton: [z. B. freundlich, sachlich, per Sie]. Länge: [z. B. maximal 120 Wörter].
Je genauer du Ziel und Ton beschreibst, desto weniger musst du nacharbeiten.
Vorlagen für typische Situationen
Terminanfrage
Schreibe eine kurze E-Mail an einen neuen Geschäftskontakt, den ich auf einer Messe kennengelernt habe. Ich möchte ein 30-minütiges Kennenlerngespräch in den nächsten zwei Wochen vorschlagen. Ton: freundlich, per Sie, maximal 100 Wörter.
Absage an einen Bewerber
Formuliere eine wertschätzende Absage an eine Bewerberin für die Stelle [Stelle]. Keine Begründung im Detail, aber ein ehrlicher, persönlicher Ton. Per Sie, maximal 120 Wörter.
Sachliche Beschwerde
Schreibe eine sachliche Beschwerde-E-Mail an einen Lieferanten. Problem: [Problem]. Gewünschte Lösung: [Lösung] bis [Datum]. Ton: bestimmt, aber höflich, keine Vorwürfe.
Nachfassen ohne zu drängeln
Formuliere eine kurze Erinnerung an mein Angebot vom [Datum]. Ich möchte nachfragen, ob es noch Fragen gibt, ohne aufdringlich zu wirken. Maximal 80 Wörter.
Lange Mail beantworten
Hier ist eine E-Mail, die ich beantworten muss: [Text]. Fasse zuerst die Fragen in Stichpunkten zusammen und schreibe dann einen Antwortentwurf, der jede Frage kurz beantwortet. Meine Antworten: [Stichpunkte].
Fünf Regeln, damit die Mail nicht nach KI klingt
- Kürzen. KI-Entwürfe sind oft zu lang. Streiche alles, was du selbst nicht schreiben würdest.
- Floskeln raus. Sätze wie „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlauf“ sind im deutschen Geschäftsalltag unüblich.
- Eigene Details einbauen. Ein konkreter Bezug, „wie am Dienstag besprochen“, macht jede Mail persönlich.
- Fakten prüfen. Termine, Zahlen und Namen immer selbst kontrollieren.
- Laut lesen. Wenn ein Satz beim Vorlesen holpert, formuliere ihn um.
Nachschärfen statt neu anfangen
Gefällt dir der Entwurf noch nicht, schreib einfach weiter: „Kürzer“, „weniger förmlich“, „mit Du statt Sie“ oder „ohne Entschuldigung am Anfang“. Die KI überarbeitet ihren eigenen Entwurf.