Besprechungsprotokoll mit KI erstellen: aus Stichpunkten in zwei Minuten
Meeting-Protokoll mit KI schreiben: aus losen Notizen ein strukturiertes Protokoll mit Entscheidungen, Aufgaben und Fristen machen, mit Prompt-Vorlage und Checkliste.
Nach dem Meeting ist vor dem Protokoll, und das bleibt oft liegen. Mit einem KI-Assistenten wird aus deinen Stichpunkten in wenigen Minuten ein sauberes Ergebnisprotokoll. Wichtig ist nur, dass du die richtigen Informationen mitgibst und das Ergebnis prüfst.
Datenschutz: Ersetze Namen und vertrauliche Details durch Platzhalter, wenn dein Unternehmen den KI-Dienst nicht ausdrücklich freigegeben hat. Mehr dazu: KI im Büro: Was darf ich eingeben?
Schritt 1: Während des Meetings mitschreiben
Du brauchst keine schönen Sätze, nur die Fakten:
- Datum, Thema, Teilnehmende (gern als Kürzel)
- besprochene Punkte in Stichworten
- Entscheidungen, markiere sie zum Beispiel mit „E:“
- Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, zum Beispiel „A: TM, Angebot einholen, Fr.“
Für Skizzen und Abläufe, die im Meeting entstehen, eignet sich das Online-Whiteboard. Das Ergebnis exportierst du als Bild und hängst es ans Protokoll.
Schritt 2: Der Prompt
Erstelle aus den folgenden Notizen ein Ergebnisprotokoll auf Deutsch. Gliederung: 1. Rahmendaten (Datum, Thema, Teilnehmende), 2. Ergebnisse und Entscheidungen, 3. Aufgaben als Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Verantwortlich, Frist, 4. Offene Punkte. Erfinde keine Inhalte, die nicht in den Notizen stehen. Wenn etwas unklar ist, markiere es mit [prüfen].
Notizen: [deine Stichpunkte]
Der Satz „Erfinde keine Inhalte“ ist wichtig: KI-Assistenten ergänzen sonst gern plausibel klingende Details, die nie besprochen wurden.
Schritt 3: Prüfen und ergänzen
- Stimmen alle Entscheidungen genau so, wie sie getroffen wurden?
- Hat jede Aufgabe einen Namen und ein Datum?
- Sind alle [prüfen]-Stellen geklärt?
- Sind die Platzhalter wieder durch echte Namen ersetzt?
Schritt 4: Verschicken
Kopiere das Protokoll in eine E-Mail oder in ein Word-Dokument. Soll es als PDF verschickt und mit Anlagen gebündelt werden, hilft das PDF-Werkzeug beim Zusammenfügen.
Bonus-Prompts
Kurzfassung für die Chefin
Fasse dieses Protokoll in drei Sätzen für jemanden zusammen, der nicht dabei war.
Aufgabenliste pro Person
Erstelle aus diesem Protokoll für jede verantwortliche Person eine eigene Liste ihrer Aufgaben mit Fristen.
Follow-up-Mail
Schreibe eine kurze E-Mail an alle Teilnehmenden, die das Protokoll ankündigt und an die drei wichtigsten Fristen erinnert.