Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben müssen drauf
Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG als Checkliste: Was auf jede Rechnung muss, was für Kleinbeträge gilt, plus kostenlose Rechnungsvorlage im Browser.
Fehlt auf einer Rechnung eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer daraus nicht ziehen, und fordert eine korrigierte Rechnung an. Mit dieser Checkliste vermeidest du das. Am Ende zeigen wir dir, wie du mit dem kostenlosen Rechnungstool eine vollständige Rechnung erstellst.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die Regeln in Deutschland und ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich ist der aktuelle Gesetzestext, insbesondere § 14 Abs. 4 UStG.
Checkliste: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Eine Rechnung über mehr als 250 Euro muss enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (also deine)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, ist ein Hinweis darauf nötig)
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Sonderfall Kleinunternehmer
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird. Mehr dazu im Artikel Kleinunternehmer-Rechnung richtig schreiben.
Sonderfall Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen nach § 33 UStDV weniger Angaben: dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit dem Steuersatz.
Häufige Fehler
- Leistungsdatum fehlt, der häufigste Grund für Rechnungskorrekturen.
- Rechnungsnummer doppelt vergeben, etwa weil zwei Vorlagen parallel genutzt werden.
- Unklare Leistungsbeschreibung wie „Beratung" ohne Zeitraum oder Umfang.
- Falsche Anschrift des Kunden, z. B. eine Privatadresse statt der Firmenadresse.
Rechnung mit dem Office-Tutor-Tool erstellen
Das Rechnungstool führt dich durch alle Felder:
- Unter Absender trägst du deine Daten ein. Steuernummer und USt-IdNr findest du unter Kontakt, Steuernummer und Logo.
- Unter Empfänger folgen die Kundendaten.
- Unter Rechnung vergibst du Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und das Leistungsdatum, füll es aus, auch wenn es als optional markiert ist.
- Unter Leistungen legst du die Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz an. Netto, Steuer und Gesamtbetrag werden automatisch berechnet.
- Wähle ein Design und lade die Rechnung als PDF herunter.
Fehlen Pflichtfelder wie Adressen oder Rechnungsnummer, weist dich das Tool vor dem Export darauf hin. Alle Daten bleiben in deinem Browser.