Rechnungsnummer vergeben: Regeln, Beispiele und ein einfaches System
Rechnungsnummer richtig vergeben: Was das Umsatzsteuergesetz verlangt, bewährte Nummernsysteme mit Beispielen und wie du typische Fehler vermeidest.
Jede Rechnung braucht eine Rechnungsnummer, das ist eine der Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz. Doch wie sieht eine gute Rechnungsnummer aus? Hier findest du die Regeln, bewährte Systeme und Beispiele, die du direkt im kostenlosen Rechnungswerkzeug verwenden kannst.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick für Deutschland und ersetzt keine Steuerberatung.
Was das Gesetz verlangt
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung eine fortlaufende Nummer tragen, die einmalig vergeben wird. In der Praxis heißt das:
- Einmalig: Jede Nummer darf es nur ein einziges Mal geben.
- Nachvollziehbar: Die Nummern folgen einem erkennbaren System.
- Zeichen frei wählbar: Buchstaben, Zahlen und Bindestriche sind erlaubt.
Eine lückenlose Zahlenfolge ist nicht zwingend vorgeschrieben, entscheidend ist die Einmaligkeit. Ein sauberes, fortlaufendes System erspart dir aber Rückfragen.
Bewährte Nummernsysteme
| System | Beispiel | Geeignet für |
|---|---|---|
| Jahr + laufende Nummer | RE-2026-001 | die meisten Selbstständigen |
| Jahr + Monat + Nummer | 2026-10-001 | viele Rechnungen pro Monat |
| Kundennummer + Nummer | K042-0007 | wenige Stammkunden |
| Bereich + Jahr + Nummer | WEB-2026-014 | mehrere Geschäftsbereiche |
Am einfachsten ist Jahr + laufende Nummer: Du startest jedes Jahr wieder bei 001, und jede Nummer bleibt trotzdem einmalig.
Typische Fehler
- Zwei Vorlagen parallel nutzen, zum Beispiel am Laptop und am Büro-PC, so entstehen leicht doppelte Nummern.
- Nummern nachträglich ändern, nachdem die Rechnung verschickt wurde.
- Stornierte Rechnungen löschen, statt sie mit einer Stornorechnung zu korrigieren.
- Kein Überblick: Führe eine einfache Liste, etwa in Excel, mit Nummer, Datum, Kunde und Betrag.
Rechnungsnummer im Office-Tutor-Werkzeug
Im Rechnungswerkzeug findest du das Feld Rechnungsnummer im Bereich Rechnung. Vorbelegt ist eine Nummer im Format RE-Jahr-001, die du überschreiben kannst.
Das Werkzeug speichert keine Rechnungen und zählt Nummern nicht automatisch hoch, deine Daten bleiben ausschließlich in deinem Browser. Notiere deshalb nach jedem Export die zuletzt vergebene Nummer in deiner Liste.
Welche weiteren Angaben auf jede Rechnung gehören, erklärt der Artikel Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben müssen drauf.