E-Rechnung-Pflicht: Was XRechnung und ZUGFeRD für Selbstständige bedeuten
E-Rechnung-Pflicht verständlich erklärt: Fristen bis 2028, Unterschied zwischen PDF, XRechnung und ZUGFeRD, und wie du eine E-Rechnung kostenlos erstellst.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen. Viele Selbstständige fragen sich: Reicht mein PDF noch? Was ist XRechnung, was ZUGFeRD? Hier bekommst du den Überblick, und erfährst, wie du mit dem Office-Tutor-Rechnungstool eine E-Rechnung erstellst.
Hinweis: Dieser Artikel fasst die Regeln für Deutschland allgemein zusammen und ersetzt keine Steuerberatung. Verbindliche Details findest du beim Bundesministerium der Finanzen.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Was gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch verschickt werden (PDF mit Zustimmung des Empfängers). |
| bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen schicken. |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnungen sind für alle Pflicht, PDF-Rechnungen reichen im B2B-Bereich nicht mehr. |
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern.
PDF, XRechnung, ZUGFeRD: der Unterschied
- PDF-Rechnung: für Menschen lesbar, aber für Software nur ein Bild mit Text. Gilt nicht als E-Rechnung.
- XRechnung: eine reine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Für Menschen ohne passende Software kaum lesbar, für Buchhaltungsprogramme ideal. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig dieses Format.
- ZUGFeRD: eine PDF-Datei, in die die strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest die Daten aus. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931.
Brauchst du jetzt eine teure Buchhaltungssoftware?
Nicht unbedingt. Wenn du nur gelegentlich Rechnungen schreibst, kannst du E-Rechnungen auch mit einem einfachen Werkzeug erstellen. Wichtig ist, dass du die erzeugte Datei vor dem Versand prüfst, zum Beispiel mit einem kostenlosen Online-Validator für XRechnung.
E-Rechnung mit dem Office-Tutor-Tool erstellen
- Öffne das Rechnungstool und füll Absender, Empfänger und Leistungen aus.
- Wähle unter Rechnung → Ausgabeformat entweder XRechnung XML oder ZUGFeRD-PDF mit XML-Anhang.
- Trag bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID ein, die dir dein Auftraggeber nennt.
- Achte darauf, dass die Währung als dreistelliger Code angegeben ist, zum Beispiel EUR.
- Exportiere die Datei und prüfe sie vor dem Versand mit einem Validator.
Die E-Rechnungs-Formate sind im Tool als Beta gekennzeichnet. Für die Konformität der Dateien übernehmen wir keine Gewähr, bitte prüfe jede Datei, bevor du sie verschickst.
Was du jetzt tun solltest
- Richte eine E-Mail-Adresse oder einen Ablauf ein, über den du eingehende E-Rechnungen empfängst und archivierst, das ist bereits Pflicht.
- Kläre, welche deiner Kunden schon jetzt E-Rechnungen erwarten.
- Teste die Formate rechtzeitig, damit der Umstieg bis spätestens 2028 reibungslos klappt.