E-Mail-Signatur in Outlook erstellen: mit Logo und QR-Code

Eine gute Signatur spart dir Tipparbeit und sorgt dafür, dass Empfänger alle Kontaktdaten sofort finden. So richtest du sie in Outlook ein, inklusive Logo und einem QR-Code, der direkt zu deiner Website führt.

Gilt für: Outlook für Microsoft 365 (klassisch und neu) unter Windows sowie Outlook im Web. Die Bezeichnungen können je nach Version leicht abweichen.

Was in eine gute Signatur gehört

• Vor- und Nachname
• Position und Firma
• Telefonnummer
• Website
• bei Unternehmen: die gesetzlichen Pflichtangaben (siehe FAQ)

Weniger ist mehr: Lange Zitate, viele Bilder oder bunte Schriften lenken ab und werden auf dem Handy schnell unübersichtlich.

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Klassisches Outlook (Windows)

1. Klick auf Datei → Optionen → E-Mail.
2. Klick auf Signaturen.
3. Wähle Neu und gib der Signatur einen Namen, zum Beispiel „Standard“.
4. Gib deinen Text im Bearbeitungsfeld ein und formatiere ihn.
5. Über das Bild-Symbol fügst du dein Logo ein.
6. Wähle rechts unter Standardsignatur auswählen, wann die Signatur automatisch eingefügt wird, für neue Nachrichten und für Antworten.
7. Bestätige mit OK.

Neues Outlook und Outlook im Web

1. Öffne die Einstellungen über das Zahnrad.
2. Wähle Konten → Signaturen.
3. Klick auf Neue Signatur, gib einen Namen ein und füge deinen Text ein.
4. Lege unter Standardsignaturen auswählen fest, wann sie verwendet wird.
5. Klick auf Speichern.

Extra: QR-Code in die Signatur

Ein kleiner QR-Code führt Empfänger mit einem Scan auf deine Website oder dein Buchungsformular, praktisch, wenn Mails ausgedruckt werden.

1. Erstelle im QR-Code-Generator einen Code vom Typ URL mit deiner Website-Adresse.
2. Lade ihn als PNG herunter.
3. Verkleinere das Bild bei Bedarf mit dem Bildeditor auf etwa 150 bis 200 Pixel Breite.
4. Füg das PNG wie dein Logo über das Bild-Symbol in die Signatur ein.

Halte den Code klein und setz ihn ans Ende der Signatur. Mehr zu Größe und Kontrast liest du im Artikel QR-Code für Flyer und Visitenkarte.

Logo richtig vorbereiten

• Klein halten: 150 bis 250 Pixel Breite reichen für eine Signatur.
• Dateigröße prüfen: Ein Logo mit mehreren hundert Kilobyte macht jede Mail unnötig groß.
• Format: PNG für Logos mit Transparenz, JPG für Fotos.

Mit dem Bildeditor bringst du dein Logo in wenigen Sekunden auf die passende Größe.