Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten: mit Textvorlagen

Urlaub, Fortbildung, Krankheit: Mit einer Abwesenheitsnotiz wissen Absender sofort, dass du nicht erreichbar bist und an wen sie sich wenden können. Outlook nennt diese Funktion Automatische Antworten. Wo du sie findest, hängt davon ab, welches Outlook du nutzt.

Gilt für: Outlook für Microsoft 365 (klassisch und neu) unter Windows sowie Outlook im Web, mit einem Exchange- oder Microsoft-365-Konto. Microsoft passt die Oberfläche regelmäßig an, einzelne Bezeichnungen können bei dir leicht abweichen.

Welches Outlook habe ich?

Oben rechts im neuen Outlook für Windows gibt es einen Schalter Neues Outlook. Ist er eingeschaltet, nutzt du das neue Outlook. Hat dein Outlook oben links das Menü Datei, ist es das klassische Outlook.

Klassisches Outlook (Windows)

1. Klick auf Datei.
2. Wähle Automatische Antworten.
3. Aktiviere Automatische Antworten senden.
4. Setz den Haken bei Nur in diesem Zeitraum senden und trag Beginn und Ende ein. So schaltet sich die Notiz von selbst ab.
5. Schreib deinen Text auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation.
6. Wechsel zu Außerhalb meiner Organisation, aktiviere die Option und trag dort den Text für Kunden und Partner ein.
7. Bestätige mit OK.

Neues Outlook und Outlook im Web

1. Öffne die Einstellungen über das Zahnrad oben rechts.
2. Wähle Konten und dann Automatische Antworten.
3. Schalte Automatische Antworten aktivieren ein.
4. Aktiviere Antworten während eines Zeitraums senden und lege Beginn und Ende fest.
5. Gib deine Nachricht ein. Für externe Absender gibt es eine eigene Option.
6. Klick auf Speichern.

Textvorlagen zum Kopieren

Urlaub (extern):

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse]. Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da.

Kurz und intern:

Hallo, ich bin bis [Datum] im Urlaub. Bei dringenden Themen hilft dir [Name] weiter. Viele Grüße, [Dein Name]

Ohne festes Rückkehrdatum:

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich an [allgemeine Adresse oder Vertretung].

Tipps für eine gute Abwesenheitsnotiz

• Zeitraum immer festlegen, sonst vergisst du das Ausschalten und Absender erhalten noch Tage später die Notiz.
• Intern und extern unterscheiden: Kolleginnen brauchen andere Infos als Kunden.
• Vertretung vorher fragen, bevor du ihren Namen angibst.
• Keine privaten Details: Wohin du reist oder warum du fehlst, gehört nicht in eine automatische Antwort.

Professionell auch nach dem Urlaub

Passend dazu: Mit einer einheitlichen E-Mail-Signatur in Outlook wirken auch deine normalen Mails professionell. Und wenn du nach dem Urlaub Rechnungen schreiben musst: Das kostenlose Rechnungstool erstellt sie direkt im Browser.