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Speichern

„Sicher ist, dass nichts sicher ist“ heißt es so schön und trifft wohl leider auch zu häufig zu. Um seine geliebten Dateien abzusichern wird in Excel gespeichert. Das hilft gegen Abstürze bei Virusattacken, Stromausfällen oder wenn der Rechner von den Berechnungen überfordert ist und aufgibt. Deshalb speichert Excel, sowie alle anderen Office-Programme, regelmäßig im Hintergrund und öffnet nach einem Absturz eine sogenannte „Wiederherstellungsdatei“ (engl. recovery), die die letzte gespeicherte Version des Dokumentes öffnet. Natürlich sollte bei wichtigen Dokumenten vorsorglich selbst hin und wieder gesichert werden.

Darüber hinaus können die Excelmappen in anderen Formaten gespeichert werden. Sei es das .xls Format für Versionen die älter als Excel 2007 sind, als universell einsetzbare .csv Dateiendung oder beliebtes PDF Format. Neuere Excelfunktionen sind in der Regel nicht abwärtskompatibel. Das Speichern in einem älteren Format entfernt diese. Auch können ältere Versionen wie Excel 2007 nicht zwangsläufig mit den neusten Funktionen umgehen.

1. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten zu speichern. Schnellspeichern wird mit der Tastenkombination STRG + s oder dem Diskettensymbol in der Schnellstartleiste ausgeführt. Klicke alternativ auf das Register kann unter dem Reiter Datei. Dann wähle Speichern unter, dieser PC und abschließend Durchsuchen.

Hinweis: Mit der Taste F12 kann der Befehl Speichern unter direkt ausgeführt werden.  Beim ersten speichern einer neuen Datei wird ein Dateiname und Speicherort eingegeben.

2. Dateiname: Ein neues Dialogfenster erscheint. Wähle einen passenden Dateinamen aus.

3. Speicherort: Wähle einen geeigneten Speicherort aus, der die Datei beinhalten wird. Es können keine zwei Dokumente mit dem identischen Format und Namen im gleichen Ort gespeichert werden.

4. Dateiformat: Wie bereits erwähnt, muss eine Datei nicht mit dem Standardformat.xslx gesichert werden. Um die Excelmappe für ältere Excelversionen (Excel 2003 und älter) kompatibel zu machen, wähle das Format .xls bzw. Excel 97-2003-Arbeitsmappe aus. Darüber hinaus lassen sich Autoren und Markierungen  (Schlagworte) einfügen. Drücke Speichern, um den Vorgang abzuschließen.