Eine gelungene Präsentation zu erstellen ist mit viel Arbeit verbunden. Umso schmerzlicher sind Abstürze oder andere Ursachen für den Verlust von Daten. Um die Risiken eines Datenverlustes zu minimieren, empfiehlt es sich, die Datei regelmäßig zu speichern. Eine gespeicherte Präsentation kann diese zu einem späteren Zeitpunkt erneut geöffnet werden.
Inhalt
Präsentation speichern
Präsentation öffnen
Wiederhergestellte Dateien öffnen
Präsentation speichern
Wenn sich die ersten Inhalte in den Folien befinden, sollte zum ersten Mal gespeichert werden. Hierzu gehen wir auf die Registerkarte Datei und gehen auf Speichern unter.
Zunächst legen wir den Speicherort fest. Falls der gewünschte Ordner nicht sichtbar ist, gehen wir auf »Dieser PC« und klicken anschließend auf Durchsuchen.
Nun erscheint das Dialogfenster »Speichern unter«. Wähle zunächst einen passenden Ordner als Speicherort für die Präsentation. Um einen Ordner zu öffnen, klicken wir doppelt auf ihn. In dieser Ansicht lässt sich auch direkt ein neuer Ordner erstellen, wenn wir die Schaltfläche Order Neuer Ordner wählen und diesen benennen.
Jetzt wählen wir den Dateityp aus. In der Voreinstellung lautet die Dateierweiterung .pptx und steht für das neuere PowerPoint Format seit PowerPoint 2007. Gehe davon aus, dass ältere Versionen wie PowerPoint 2003 diese Formate nicht lesen kann. Wer seine Präsentation auch älteren PowerPoint Versionen zugänglichen machen will, wählt das Format PowerPoint 97-2003 Arbeitsmappe (*.ppt).
PowerPoint gibt einen Dateinamen vor, der sich aus den ersten Wörtern der ersten Folie zusammenstellt. Wir klicken auf das Feld Dateiname und benennen die Datei mit einem aussagekräftigen Namen. Wir klicken auf Speichern und solange keine Fehlermeldung erscheint, ist die Präsentation gespeichert. Ein Blick auf die Titelleiste am oberen Rand von PowerPoint zeigt den neuen Dateinamen.
Speicheralternativen: Die Präsentation lässt sich durch einen Klick auf das Disketten-Symbol in der Symbolleiste ganz oben links speichern oder wir drücken die Tastenkombination STRG+s. Speichern unter kann durch die Taste F12 auf der Tastatur aufgerufen werden. Vor dem Schließen der Präsentation fragt dich PowerPoint, ob du die letzten Änderungen speichern möchtest. Klicke hier auf Speichern.
Präsentation öffnen
Wir klicken auf die Registerkarte Datei und klicken in der Backstage-Ansicht auf öffnen. Der Bereich Zuletzt verwendet zeigt die Präsentationen, die in den letzten Sitzungen bearbeitet wurden. Häufig befinden sich die gewünschten Dateien hier. Präsentationen können dauerhaft durch »anheften« in dieser Liste aufgeführt werden. Hierzu klicken wir auf den Pin rechts neben den Dateinamen. Ein senkrechter Pin signalisiert, dass die Datei nicht nach unten rutscht und quasi als Favorit vermerkt. Ein weiterer Klick auf den senkrechten Pin macht das Anheften rückgängig (waagrechter Pin).
PowerPoint 2016 weiß, an welcher Stelle die Präsentation zuletzt bearbeitet wurde und bringt uns dahin zurück.
Falls unsere Präsentation nicht zu sehen ist, klicken wir auf »Weitere Präsentationen öffnen«.
Im Dialogfenster Öffnen suchen wir uns den Ordner, der die gewünschte Datei enthält. Klicke doppelt auf eine Präsentation, um sie zu öffnen. Es lassen sich mehrere Präsentationen gleichzeitig öffnen und bearbeiten.
Wiederhergestellte Dateien öffnen
PowerPoint speichert alle zehn Minuten eine Sicherheitskopie der aktuellen Präsentation. Falls es zu einem Absturz kommt, wird bei dem nächsten starten von PowerPoint eine Liste mit allen automatisch erstellten Sicherheitskopien in einer Leiste auf der linken Seite gezeigt. Ein Klick auf die Datei öffnet diese und zeigt den letzten gespeicherten Stand. Diese Version sollte unbedingt geöffnet und manuell gespeichert werden, weil diese wiederhergestellte Version beim nächsten starten von PowerPoint nicht mehr verfügbar sein wird. Wenn die wiederhergestellte Version nicht benötigt wird, wird der untere Knopf Schließen gedrückt.
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